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采购管理的重点是什么

发布时间:2022/09/16
文章分类: 业务协同管理 
阅读量: 1939
在企业管理中,“懒蚂蚁”很重要,此现象被称为“懒蚂蚁效应”。刚好笔者在思考采购管理的重点,懒蚂蚁效应启发了笔者。因为企业采购管理的重点不是解决现在正在发生的问题,而是解决将来可能发生的问题。
采购商城系统

懒蚂蚁效应

不知你是否听说过“懒蚂蚁效应”?

懒蚂蚁效应是指大部分蚂蚁都很勤快地寻找、搬运食物,少数蚂蚁却整日无所事事、东张西望。

人们把这少数蚂蚁叫做“懒蚂蚁”。

懒蚂蚁效应是日本北海道大学进化生物研究小组对三个分别由30只蚂蚁组成的黑蚁群的活动观察。

结果发现,大部分蚂蚁都很勤快地寻找、搬运食物,少数蚂蚁却整日无所事事、东张西望,人们把这少数蚂蚁叫做“懒蚂蚁”。 

有趣的是,当生物学家在这些“懒蚂蚁”身上做上标记,并且断绝蚁群的食物来源时,那些平时工作很勤快的蚂蚁表现得一筹莫展。

而“懒蚂蚁”们则“挺身而出”,带领众蚂蚁向它们早已侦察到的新的食物源转移。

原来“懒蚂蚁”们把大部分时间都花在了“侦察”和“研究”上了。

它们能观察到组织的薄弱之处,同时保持对新的食物的探索状态,从而保证群体不断得到新的食物来源。

在企业管理中,“懒蚂蚁”很重要,此现象被称为“懒蚂蚁效应”。

刚好笔者在思考采购管理的重点,懒蚂蚁效应启发了我。

因为采购管理的重点不是解决现在正在发生的问题,而是解决将来可能发生的问题。

考虑未来问题

此话怎讲?

在我培训、咨询和访谈的众多企业中,我发现绝大多数的采购领导者都在解决现在的问题。

例如,“姜老师,我们的系统老旧,有何好的推荐?”

我微微一笑,问道:“你的系统怎么不行了?”

“嗯…我们的合同盖章要求三个部门的人同时盖,我在想怎么样通过电子签章提高效率。”

我说:“电子签章在国外很普遍,如docusign。国内也有几家在做,如用友、易签宝、上上签、法大大等。

但是由于国内没有出台电子签章的配套法案,很多供应商不认电子签章。

因此,国内企业将电子签章主要应用在内部签章中,而不是与供应商的合同签章。

还有一个问题,就是这些信息系统公司只是负责实施你的流程,而不是解决你的业务问题。

就拿合同签章流程来说,他们只会按照你的现有流程来执行。

所以即使实现电子化签章,你的多部门同时签章的问题依然存在。

除非你们自己可以简化要求,软件公司无法解决你的业务痛点。”

“哦,那好吧。还有一个问题,我们的供应商准入形同虚设,供应商绩效管理制度不健全,这块应该怎么办?”

我说:“找供应商不难,难的是找对的供应商,做匹配的业务。

这个时候供应商准入制度就会起到漏斗作用,通过财务健康度、质量管理、产能管理、技术能力、企业战略等维度筛选出最适合我们的供应商。

而供应商绩效管理的目的是优胜劣汰,要知道,大量统计数据显示,战略供应商的支持往往能够占到持续降本增效贡献的60%以上。

因此我们需要通过定量的方法知道谁是战略供应商,建立明确的奖励制度拉拢战略供应商,同时引入更具竞争力的供应商来淘汰绩效不合格的供应商。

否则采购部的绩效到了一定程度便难以持续。”

“哦,好。我们还有个合规问题,是…”

读到这里,不知道读者朋友们是否发现了问题。

是什么问题呢?

没错,这位采购领导者只是在考虑当下的问题,而没有考虑将来的问题。

当下的问题是指什么?

● 流程痛点

● 业绩指标

● 人员能力

● 审计问题等等

而将来的问题是指什么?

(1)战略:采购组织如何帮助企业增加怎样的竞争力?

(2)定位:采购组织及个人的权责利是否清晰明了?

(3)能力:对采购人员应该进行哪些培训、认证,并提供哪些发展空间?

(4)影响力:为什么采购部门制定的政策在基层和其他部门无法得到贯彻和执行,甚至不为所知?

(5)持续优化:如何改变文化,为采购组织创造一种可持续的进化能力,通过建立新机制来解决新问题,并不断改进?

想要解决将来的问题,采购领导者及核心团队需要从“工蚁头子”的角色转变为“懒蚂蚁”,考虑未来的问题如何解决。

而不是带领团队“大干快上”,搞什么“精神原子弹”。

关于领导力,笔者去年深有感悟。

因为笔者平时过于忙碌,没有时间组织学习活动,“采购实战家读书群”的伙伴们便自发的分享高质量的学习资料并互相探讨采购问题,分享实践,笔者从中也学到很多。

这个微信群便从“姜老师的”,变成“大家的”,人人参与、人人获益,被伙伴们称为全网质量最高的采购精英群。

言归正传,既然我们应该去解决将来的问题,那么,应该如何入手呢?

流程与合规

想要解决将来的问题,采购领导者一定要会打组合拳。

需要意识到,将来的问题不是某一个点的问题,而是某一个面或者体的问题。

例如,我看到某些采购管理基础薄弱的企业,还在用类似“贯宣”的形式做管理。

落地的流程几乎没有,总是在发制度文件,领导讲话不是煽情就是恐吓,解决不了基层的任何问题,这就是明显的管理断层。

那么,最起码,这样的采购组织应该有一套完整的工作流程,覆盖采购工作的方方面面。

可是,有人会问,有了流程,我发现,采购领导者突然变成了流程的破坏者,导致流程形同虚设。

没错,没有制约的权利只会导致灾难。

企业在给予采购领导者充分权力的同时,要给予充分的制约,不是说就让这一个人说得算了,而是让他搭建一个合规的采购组织。

这个合规,绝不是“刑不上大夫”。采购领导者必须是合规管理的倡导者和模范才配拥有权力。

那又有人问了,我们现在这个领导很懂很好,但是将来换人了怎么办?

所以这里不光是流程与合规的问题,还有组织问题。

组织问题

采购管理不是封闭的,例如一家供应商改善无果,需要退出合格供应商清单。

这个决定应该采购组织自己做吗?

不是的,应该包括质量部甚至审计部共同参与,规避人为搞死供应商的可能。

同样的,想要奖励哪个供应商,也应该是多部门参与评审。

采购部如果想要代表公司,就得邀请其他部门一起参与,而不是搞部门墙,这样的采购领导者最终一般都是丑闻满天飞,被迫离岗。

可见,有了正确的战略、定位、组织、流程、合规管理、企业文化、人员培养机制和影响力之后,加上绩效考评和信息系统的加持,一个企业的采购管理水平才能真正提升,解决将来的问题。

而不是疲于奔命,解决现在的问题。

否则时间久了,老板看到采购管理没有起色,会有换人的念头。

懒蚂蚁效应的本质是“治疗未病”,这也是采购管理的目标。

想要做到不是那么简单,让我们从实践中多多学习吧。

 

文章来源:采购实战家专栏,作者:姜珏

编辑:瓴犀(微信公众号名称“瓴犀”

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