新年伊始，更高效、更快速、更高质地实现工作目标，相信是每个上班族最大的心愿之一。公司里的采购团队也不例外，公司的采购工作如果能像周末购物那么方便，该有多好！但目前基于流程导向的采购政策和工具，侧重于严格的管控和评估手段，却忽略了用户体验和成果导向，导致采购流程过于繁琐、缓慢和僵化。
不过，随着数字化采购的来临，这种挫败感将一去不复返。不久之后，大家或许就能见到这样的场景：通过流程自动化完成重复性和常规的采购工作；采购代理和顾问帮助采购人员做出最佳决策，实现最大业务价值。
从“绕过流程”到“拥抱流程”
随着数字化浪潮席卷所有行业，企业正面临着巨大的竞争压力。管理层深知，只有变得更加灵活高效，才能在新时代生存和发展下去，因此在面向客户的营销、销售、服务以及许多重要的供应链智能中都争相开展数字化转型。
但采购部门还没有得到足够的关注和投资。虽然许多企业已经在部署电子采购系统，甚至云采购工具，但在不改变既有繁琐采购流程的前提下，仅部署一些新的软件工具，并不能解决根本性问题。
真正的数字化采购系统可自动执行重复性任务，从而提高效率、降低成本。它通过人工智能和便捷的在线工具，方便所有采购人员实时获取业态洞察与数据分析。它通过更新、更智能的方式，利用数据模型，为企业的日常运营和决策提供更全面的支持。它还能改变采购人员、供应商和其它第三方的互动方式，提供全新的协作平台。
数字采购体系是基于深入而丰富的数据而非繁复的流程，相关业务管控环节已经嵌入在AI模型内，通过精简用户作决策和执行决策的流程，鼓励相关人员“拥抱流程”而不是设法绕过流程，给予用户符合预期的体验。
换言之，用户甚至都感觉不到是在“走流程”，他们只会看到有价值的信息，并执行相应的采购行为。合规性和管控条件都是系统固有的，内嵌在模型内，因此不会成为采购过程中的障碍。
在数字化采购模式下，采购人员可以通过笔记本电脑或手机终端，实时查看市场部所有过去和当前的支出情况，包括购买了哪些产品和服务，以及支付给哪些供应商。此外，智能代理会借鉴各种交易和相关数据、市场情报以及智能代理自学习的知识，帮助采购人员执行采购流程，做出正确的选择。
数字化采购的五大要素
数字化采购并不是简单的IT技术升级，而是要告别采购部门沿用几十年的运营模式，帮助企业从采购1.0阶段向采购2.0转变，并在之后2-4年，迈向采购3.0时代。
数字化采购能够为决策者提供更全面的视角，可以降低风险、提高合规性，最终提高采购部门可管控的支出项目，帮助企业大幅提高采购速度、效率与敏捷性。但是，要构建数字化采购体系并非易事，这要求企业掌握涵盖五大要素的一整套“复合知识体系”。
01、数据
企业运营的方方面面都离不开数据，数字化采购体系的核心也是数据，并且是海量数据。这包括预测客户需求，了解哪些产品或服务可以更好地满足这些需求，确定合适的供应商，并确定合理价格。
然而，大多数情况下，企业采购部门只收集交易数据，偶尔收集细项数据，他们并不注重收集背景信息，尤其是与流程步骤有关的流程数据，无法有效利用海量数据分析供应商、定价、市场和众多其他因素，因此很难做出最优的商业决策。此外，他们也没有充分利用各种重要的外部数据和第三方数据。
要打造真正的数字化采购体系，企业应当有意识地获取比现在多得多的数据。“采购体系内的所有数据”不仅包括采购流程数据，还包括与采购活动相关的其他流程所产生的数据；其中，发票和付款数据可用于了解价格和流程的合规情况，以及流程信息。“采购体系以外的数据”（比如，深入而全面的行业和市场信息等）则可帮助企业计算总拥有成本和价格杠杆，从而判断该采购哪些物资，以及从哪些供应商处购买。
02、技术工具箱
如果说数据是数字化采购的燃料，那么技术就是数字化采购的引擎。这里所说的技术，并不是支持业务流程的ERP系统，而是连接并赋予数据含义的技术，尤其是AI、自然语言处理、数据分析和机器人技术。通过数据与上述技术结合在一起，企业能够实现各种业务活动和流程的自动化，在特定情况下，还能实现高级的智能化。
埃森哲认为，任何同时涉及高度结构化信息（例如，供应商名称、类别、商品代码、离散项描述或SKU编号）和基于规则（“如果是X，则执行Y”）的活动或流程，可以也应该实现自动化，以加快执行速度和提高效率。这便是流程自动化机器人的工作。它可以帮助企业将采购申请自动转换为采购订单，只要确保所有必填字段完整且准确，完全无需人工干预。
而在另一端，当某个活动或流程需要较高的人工判断，并涉及大量非结构化信息时，利用预测模型和人工智能技术更为适宜，智能代理能够处理并帮助用户做出更好、更明智的决策。例如，在选择供应商时，智能代理将应用一个复杂的模型，根据所采购物品的采购历史记录、供应商评级和绩效，以及最近推荐的供应商报价，推荐入围的供应商。
03、直观的用户体验
数字化采购需要提供直观且有吸引力的用户体验，鼓励采购人员使用（而非绕开）在线采购工具。使用的人越多，采购效率就越高，企业采集的数据量也越大。对于数字化采购来说，理想的体验莫过于像亚马逊的商品推荐那样，通过一个门户网站，以简单明了的方式呈现相关信息，方便用户做出正确的决策。“杂乱的事情”全部都在后台发生，用户完全意识不到。
04、技能与人才
创建和运作数字化采购体系，远非采集更多数据和使用数字化工具那么简单，还需要构建一个由各领域专家组成的跨职能团队，其中包括——
数据科学家/AI专家：他们知道如何构建模型来处理数据，并梳理不同的关联性。
品类/行业专家：他们能够判断出这些关联性到底是有意义的，还是纯粹巧合。
IT专家：他们熟悉技术工具和软件应用程序，了解如何将这两者结合在一起创造出有针对性的解决方案。
设计专家：他们擅长开发有吸引力的用户体验，使用户愿意使用相关工具，而不是排斥它们。
采购组织应当在所有四个领域内挖掘并培养人才，取得最大效益，只投资其中一项远远不够；而投资了所有领域却没有以数字化的视角整体规划，也是不可行的。
05、新政策、新流程和新运作模式
数字化采购为采购人员和供应商提供了全新的协作与互动方式，使所有相关方都可以更加方便地获取数据和洞察。为了充分利用这些新功能，企业应该重新审视其政策和流程，甚至采购部门的运作模式，从而匹配新的工作方式。
除了了解数字化采购的基本要素，企业在实施转型前，还需要考虑清楚三大要点：
（1）转型需要时间
构建数字化采购能力并非一蹴而就，根据埃森哲的经验，采集相关数据、开发必要的系统和流程，以及构建基础分析工具与AI，通常要花费三到五年的时间。所以，企业从现在起就要开始行动。
（2）转型需要资金
构建数字化采购体系需要一大笔投资，幸运的是，市面上可以购买到的数字化采购服务越来越多，这些“产品即服务”的方式，既能帮助企业节省大笔前期投资，也大幅加快了转型速度。
（3）转型需要远见
数字化采购的好处显而易见，但它与传统采购模式有着显著差别。企业需要领导者的指引，这位领导者要能够界定未来的采购组织是什么样的，以及如何使之变为现实，其中的关键在于控制转型节奏，使其处在企业可承受的范围内。
如今，每个行业都面临着各种挑战，这对企业内部采购部门也提出了更高的要求，采购部门领导者需要深入思考和研究，什么样的采购体系才能满足企业发展要求。转型成为真正的数字化采购组织，构建一个数据丰富、分析驱动、AI 支持的采购中心，是把握机遇、获得成功的关键。
文章来源：埃森哲中国
编辑：瓴犀（微信ID：linkseeks_com）
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