纸张驱动的采购对组织的底线有连锁效应。在漫长的采购周期、错过折扣和交易纠纷中，人工效率低下也使组织损失了大量现金。尝试使用电子表格和电子邮件等过时工具加快采购流程，就像尝试用钢铁和燧石启动微波炉一样。为了利用早期购买和付款折扣，组织需要摒弃石器时代的采购做法，并采用技术解决方案。现代采购工具可以在一夜之间将缓慢而痛苦的采购策略转变为世界级的采购策略。

而只需要连接网络，就能实现电子供应商、电子寻源采购、电子招投标、电子拍卖、电子合同、电子发票、电子支付等功能。电子采购，无疑是近年来新兴的采购方式，只需要通过电子采购系统即可在线上进行竞价采购。无论是哪个行业，都适用电子招采解决方案。正因为如此，电子采购正在逐渐取缔传统的采购方式，而电子采购系统犹如雨后春笋发展，例如数商云电子采购系统。

自动化采购管理流程

一个可靠的采购软件可以简化杂乱的采购流程并保持透明，简化的采购流程可以更好地控制采购生命周期的每个阶段。数商云电子采购系统提供每个企业所需的工具和资源，以实现端到端采购的自动化，为采购流程注入透明度，减轻所有利益相关者的工作量，实现采购效率最大化以满足其业务需求。

如何控制好采购流程？

数商云电子采购系统拥有内置的流程控制机制，能够帮助你提升合规性，加强对采购流程的控制。

1、确定采购需求，制定采购计划

电子采购系统可以从客户需求的源头控制企业的采购需求与计划。每一个采购需求量都有据可依，减少不合规的多采购或少采购的情况，从根本上减少人为干预而导致的不必要的损失。企业可通过系统的BOM（物料清单）功能进一步分析具体的物料需求并生成详细的采购计划。

2、供应商的寻找和确定

根据采购计划，企业在市场上寻找合适的供应商，供应商管理能更容易地邀请更多潜在供应商。srm采购管理系统支持从供应商注册信息到审核供应商资格及结果通知的全过程管理，可对供应商进行资格审核和等级评定，只有通过了资格审核才能成为合格的供应商。

3、成本分析

系统可自动计算基于 BOM（物料清单）的采购成本，自动校验采购预算，并且可根据不同的成本及预算总额设置不同的审批流程。系统还能自动获取生效的报价信息统计预测的采购成本，所有账目实时汇总，清楚明了。

4、定价和合同管理

采购价格的监控是整个采购过程的关键。系统通过多种定价方式，帮助企业在线询比价定价，以最高效的方式获取最优的采购价格。另外，系统可实现采购合同的电子化管理，实时追踪和记录此电子采购合同的生成、接收、审批和执行过程与结果。

5、验货和收货

合同签订后，需要继续跟踪供应商催货，以保证生产进度，并且和需求部门、质保部门等组织预验收和终验收。系统提供严密的流程与监控机制管理整个交付的过程，记录与跟踪交付的具体进度与状态，及时解决交付过程中的各种问题以确保交付的顺利完成。

6、开票和付款

采购订单/合同完整交付完成后，供应商可把自动生成的电子发票通过系统自动发送给企业采购负责人，企业可根据此电子发票生成付款申请，付款申请审批通过后即可进行付款安排。系统支持不同的付款方式，并且多维度跟踪付款进度和状态（如按照采购订单的时间，负责部门，供应商等）。在完成以上所有采购环节的控制管理后，我们可以认为一个采购任务完满结束。

总之，电子采购系统可以助力企业不断改善自身招采流程，实现运作效率提升。