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间接采购策略是如何有效降本的?

发布时间:2023/02/22
文章分类: 业务协同管理 
阅读量: 1705
采购商城系统

间接采购不是新生事物与词汇,从企业成立,每一家企业都存在间接采购与直接采购,且二者在企业中的占比与降本重要性是相对的。

据采购从业者谈及间接采购,只占到企业采购总金额20%的间接采购,往往需要消耗采购人员80%的工作量。由此可见,间接采购策略的降本效能如果得到释放,企业总体采购的降本效果将凸显。

我们希望与大家共同探讨,间接采购策略是如何有效降本的?

 01 间接采购策略的核心依然是成本管理

间接采购面对的需求往往多且杂,临时零碎而松散,涉及的采购品类多,如果企业规模大,间接采购需要管理的供应商库名单也是海量的。同时,间接采购对内沟通也并不会减少,企业内部的每一个部门都有可能提出间接采购需求。

大量的需求,且不一定是固定采购需求类目,其中夹杂着许多一次性需求,临时扩充的第一次提出需求的品类,往往让采购团队被需求牵着走,“鸡飞狗跳式”的满足需求成了常态。

以间接成本中常见的企业差旅需求来说,其涉及到出行、交通、住宿、会议服务、报销发票等诸多环节,而根据出行方式、住宿费用差旅标准高低等不同维度,又可以进一步细分成数十个采购品类。在差旅这一需求上,企业内的需求提出部门或人员往往态度强势,要求在很短的时间内完成采购。间接采购人员往往很难将成本管理放在首要考虑的因素。

间接采购成本管理的痛点由此显现。当需求多、急、临时出现的时候,隐形采购成本通常会被忽略。我们需要及时调整间接采购成本管理策略,比如:

1.提前剖析业务采购需求;

2.提前从经营逻辑出发,多视角、多维度分析业务底层需求;

3.提前了解对比品类行业状况,提前清晰知晓供应商的反应能力,预判、发现、解决履约风险等;

4.提前整合出满足采购需求的最优预案。

据咨询机构调研结果显示,优秀的间接采购成本管理可以帮助企业在间接成本管理上平均可以实现10%以上的成本节降,而仅需要投入少量人力和资源,收益效果十分明显。

 02 间接采购转变职能定位与创造价值

在过去的很长一段时间里,间接采购职能岗位被低估几乎是在业内被默认的潜规则,只要不影响企业核心业务的推进,不直接影响产品的生产制造,间接采购职能在日常管理和企业转型中都是放在采购中的次要位置。

传统间接采购决策痛点最突出的就是买不买、买什么,都不是间接采购的人可以最终排版决定的。当间接采购没有什么话语权,且工作执行流程没有直接产生价值,低存在感和长期边缘化,导致企业间接采购职能定位也变得模糊、不清晰,最终变成可有可无的低价值角色。

如何才能找到并确定企业间接采购价值?我们认为需要评估以下几个方面:

1.间接采购效能在企业中的定位;

2.用专业拿到话语权,解决间接采购效率问题,提高人效同时,制定品类采购目标,从公司战略发展角度出发,精准拆分、制定、达成品类采购目标,并在多目标情况下,会做正确取舍,且目标清晰可衡量;

3.保持信息共享与透明,流程可追溯,通过提前预判间接采购过程中的各种问题和解法,建立多样化、丰富化的精准采购策略。

4.基于数据分析基础上更新间接采购体系,对间接采购的场景不断更新提出有效解决方案,能引领内部变革及推进变革落地。

A4打印纸等办公用品便是典型的案例。企业每次采购的A4纸订单不足千元,但是全集团每年的采购量有几千万元,如果从单次采购的角度,不足千元的商品没有集中管理价值,但是从全集团全年的采购规模看,这类单品却具有重要的集中采购管理价值。

依靠数字化工具打造间接采购价值没有问题,但是需要警惕复杂的操作,不匹配的数字化工具有可能增加了间接采购人员的工作量,并且没有对间接采购人员价值创造没有任何实质帮助,反而可以将间接采购人本身踢出局外。

 03 未来的间接采购趋势少不了数字化工具

数字化工具是一把双刃剑,它永远在解决老问题的同时,会带来新问题。

疫情前,很多企业并没有将降本增效纳入常态化目标,在后疫情时期,降本增效变成了第一要义。因此除了充分利用传统成本优化抓手,企业必然要借助数字化工具实现可持续的间接采购优化。

在数字化采购方面,麦肯锡在研究报告中建议企业重点关注以下几个方面:

1.采购支出可见性 

快速查看每一张发票的支出并追溯到最底层,如一批个人防护用品的型号、数量和单价明细;

2.采购数据深度有效分析 

全方位分析支出数据并与外部市场数据进行对比,帮助采购人员发现更优采购方法;

3.采购链路数据整合 

横跨多个ERP系统、地理位置和业务单元,整合支出数据并形成汇总分析;

4.品类策略 

使用标准方法来制定和追踪基于事实的品类策略;

5.高效管理与流程设计 

使用标准的自动化工作流程能够准确跟踪验证各种采购举措的财务效益。

6.数字化平台进程跟进与数据分析 

通过数字化平台实时可视化呈现优化进程和财务效益,并定期组织跨部门协同会议,讨论间接采购战略及相关资源配置,有利于实现长期可持续采购优化。

企业间接采购数字化之路刚刚开启,如何用好数字化这张牌重塑采购体系,构建采购竞争力与供应链韧性是未来间接采购赋能机遇。

各行各业各种职能岗位目前都处在变革期,拥抱变化,寻求生机是必然。间接采购的降本策略,无论是需要改变采购组织架构还是焕新采购团队,我们都需要认知其在企业内的价值地位与职责是否匹配。

 

文章来源:采购狂人

编辑:瓴犀(微信公众号名称:“瓴犀”)

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