采购需求总是不明确，如何管理？

需求管理是采购管理的源头，管不好需求，就做不好采购。然而采购需求不明确，往往是企业采购经常面临的问题。

那么采购人应该怎么明确采购需求呢？

01、为什么一定要做需求管理？

采购需求本身具有一定的模糊性、复杂性、多变性、成本性等特点，管理好需求会对采购项目的成功起到事半功倍的效果；

对于采购的主动执行、效率执行、提升满意度、提升采购价值也有明显的效果，也便于采购其他工作的展开。

a. 降低采购成本：在采购的过程中，通过分析引导需求部门目标，精确优化其采购需求，并基于供应商资源给出采购方案最优解，提升议价能力，从源头上降低成本。

b. 提升采购质量：将需求转化成规格要求，并向供应商传达准确信息，严格按照规格执行，确保采购物资质量。

c. 提高采购效率：及时参与，及时响应，减少紧急需求，也可以实施供应商早期介入，缩短物资的供应时间。

d. 规避采购风险：在明确需求环节中发现问题或不合理之处，可及时调整修改采购计划，以免在采购后期造成质量、成本和交付等重要目标的负面影响。

02、采购流程中如何做好需求管理？

按照采购流程，可以从采购前、采购进行中和采购完成后三个阶段进行管理。

采购前 

抓源头，建制度，标准化 

首先，从制度上建立《采购需求申请表》，明确采购需求的产品名称、数量、材料、规格等要素，在流程制度上要留下可追溯的书面记录。

这个需要采购部门和需求部门一起打磨完善具体的采购需求，将常购物资的功能、材料、规格等要素固定下来，按标准化需求信息采购，免去一单一问的麻烦。

同时，针对常购物资建立合格供应商名录，与需求部门一同参与评审，并实施更新维护，为公司圈定合适的供应商伙伴，也为日后采购比价提供适当的比较依据。

 采购进行中 

 加强对接，确认细节 

采购执行过程中要与需求部门做好对接，在采购过程中可能还需要和需求部门确认一些采购申请上未列出的相关要求。

①技术要求：对采购物资的功能和质量要求，包括性能、材料、结构、外观、安全、服务内容和标准等。

②商务要求：取得采购物资的时间、地点、财务和服务要求，包括交付时间地点、付款条件、包装、运输、售后服务、保险等。

另外可以根据不同物资的特点选择不同的物资确认方式，比如提供样品试用、与供应商协商试用期等。

采购完成后 

做总结，做评估 

物资采购结束后，要注意收集使用信息。

注意需求部门的使用情况，及时收集使用信息，总结完善采购需求信息，并统计供应商的交货质量、交期准确性等数据，做好供应商评估。

最后一步比较重要：根据存档数据完善采购信息数据库，为企业增添无形资产。

03、做好需求管理，需要注意哪些细节和方法？

①读懂需求，优化需求。

需求部门的需求背后都有一个要达成的目标，所以要读懂采购需求背后需要解决的问题，已提供更好的采购物资或方案。例如需求部门提交采购100g复印纸需求，了解其常用文印物料类型，是否70g复印纸即可满足需求，以此来降低采购成本，避免不必要的浪费。

②探知需求，清晰需求。

采购常见的需求往往是模糊的，并且需求部门大都从自己的角度出发去总结需求，需求也仅停留在表层的描述，这就需要采购“抽丝剥茧”开展需求调查，积极做需求方与供应方的沟通桥梁，多方反复论证，探知清晰的需求，并清楚界定需求。

③需求分级管理。

具体需求具体分析，高端需求以高标准高质量的资源匹配，低端需求以低成本的解决方案满足。做好需求分析需要选定正确的方法，常见的有ABC分析法、统计分析法以及推导分析法。

④坚持“5个合适”。

在明确采购需求的过程中，要坚持5R原则，即合格的质量、合适的价格、合适的数量、合适的时间、合适的地点，这样就可以避免采购过程中发生错买、漏买等情况发生。

⑤做好复杂需求的多轮沟通准备。

复杂的需求一般会涉及多个方面参与，如选址、装修、大型定制等，都需要供应商提前参与并进行多轮沟通，才能确定具体需求，所以采购要做好多轮准备，并对每一次沟通后明确的需求细节做好记录。

⑥加强专业知识掌握。

对于一些专业性较强的物资采购，如IT、MRO等，就要求采购增强在技术知识上的的专业性，提升自己对产品及产品市场的了解，从而可以参与到项目的早期阶段去正面影响采购结果。

⑦建立品类名录，采购动作下放。

周期性梳理公司采购品类和物资，并建立品类目录，定期维护。对定量常采的物资可以选择与供应商年框协议，减少多次采购的沟通成本与时间成本。对于一些低端需求、可集成的采购，可以选择集成采购平台，将采购“权利”放给需求部门。

⑧提前预判，做好规划。

经常回顾公司历史采购数据，注意较大订单的交期、数量等数据，可以对未来的大订单提前做规划。

凡事预则立，不预则废。

越早明确采购需求，采购过程中的主动权越牢固地掌握在自己手中。愿所有采购人都能搞定采购需求，采购过程一路顺利。

文章来源：采购狂人

编辑：瓴犀（微信公众号名称：“瓴犀”）