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中小企业怎么完善采购管理

发布时间:2022/11/11
文章分类: 业务协同管理 
阅读量: 1636
采购商城系统

社会主义市场经济高速发展下,国有机械制造企业呈现良好的发展前景,尤其是新理念和新方法的引进应用,促使国有机械制造企业的管理体系发生了不同程度的变化。尤其是在内燃机采购项目中,做好采购管理工作十分必要,有助于选择性价比较高的机械设备,优化资源配置,提升企业的采购效率同时,推动国有机械制造企业跨越式发展,赋予企业可持续发展动力与活力。

但由于诸多因素存在导致国有机械制造企业现有的工程项目采购管理质量不理想,其中伴随着一系列风险,不仅增加了采购成本,还会影响到企业后续生产活动高效进行。本文就国有机械制造企业工程项目采购管理工作着手分析,依托于企业实际情况充分市场调查,在此基础上提出切实可行的管理方法,以便于提升工程项目采购管理有效性。

关键词:采购管理;工程项目;机械制造;国有企业

引言

我国是一个制造业大国,制造业在我国国民经济持续稳定发展中占据重要地位,尤其是当前产业转型升级背景下,推动制造业智能转型、绿色发展成为新时期发展的首要目标方向。目前国家制造业发展前景良好,大力推动落实创新驱动发展战略,引进新技术和新理念,有助于推动我国制造业高质量发展。

面对制造业蓬勃发展带来的挑战,国有机械制造企业采购工程项目规模逐步扩大,由于采购需求持续扩大,相应的对国有机械制造企业的项目采购管理工作提出了新层次的要求,顺应产业转型升级要求,应深化采购管理改革,便于推动机械制造企业转型发展,谋求更高层次发展。综合分析研究国有机械制造企业工程项目采购管理相关内容,有助于积累采购管理经验,指导后续采购项目顺利进行。

1、机械制造企业工程项目采购管理的挑战

1.1供应链管理

伴随着机械制造企业采购规模持续扩大带来的挑战,为了可以支持企业经营生产活动高质量进行,改进现有采购管理流程的欠缺和不足,应积极推动供应链管理,在与供应商建立长远、牢固的合作关系基础上,切实提升采购产品质量。通过此种方式,可以选择高资质的采购商建立长远合作关系,减少采购成本和设备输送时间,切实提升采购产品质量。对于采购设备集中统一管理,基于供应链管理方式来减少采购成本,避免资源浪费情况出现。

1.2电子商务模式的影响

互联网蓬勃发展背景下,电子商务随之诞生,机械制造企业的采购规模持续扩大。由于企业之间的交易行为逐渐电子化变革,要求企业采购管理工作深入改革,顺应企业发展需求来寻求最佳的采购模式。基于新型交易工具,可以大大提升采购管理效率,合理利用电子商务平台的同时,也要注重采购管理伴随的风险防控,展现更大的价值。

1.3非传统商品采购

企业的传统采购管理中,主要是针对原材料和设备采购管理,以传统商品为主。但随着企业的采购需求逐渐多样化,采购内容不仅仅局限于传统商品采购,还有很多非传统商品,因此采购部门的职能发生了不同程度的变化,也有了更大的发挥空间。非传统采购项目采购中,包括软件、通讯设备和咨询服务等,由采购部门负责尚无法得到广泛认可和重视。另外,企业采购部门职能发挥是否充分,还需要选择合理的衡量标准,反馈采购管理作用。但现有企业衡量标准还存在不合理的情况,可行性不强,大大增加了衡量难度。

2、机械制造企业工程项目采购管理中的问题和原因

纵观目前机械制造企业工程项目采购管理实际情况来看,由于诸多因素影响,其中还存在很多的问题,不仅影响到采购管理的有效发挥,还会造成采购成本增加和资源浪费的情况出现,降低采购管理效率。具体问题和原因如下。

2.1采购管理中的问题

机械制造企业在采购管理中,由于理念陈旧,投入资源不足,诱发了一系列问题,具体表现在以下几点:

①企业的工程项目采购审批流程繁琐、复杂,节点多,经常出现采购款审批到位时间滞后和采购项目不合理的情况,一定程度上降低了采购管理效率。

②供应商单一,由于国有企业特性对供应商选择条件要求较为严格,机械制造企业多采购非标产品,可供企业选择的供应商少之又少。另外,采购计划频繁变动,采购计划是依据制造企业生产需求制定和调整的。

③采购管理人员专业能力不强,知识深度和广度有所不足,加之前期与供应商沟通交流不充分,无法及时传递设计需求给供应商,致使工程项目采购管理工作成效不理想。

④采购管理体系不完善。机械制造企业采购是一个重要环节,采购管理工作成效直接决定了企业经营生产活动顺利进行,需要设立专门的管理小组来负责工程项目采购工作。部分企业即便设立了采购管理部门,但采购管理职能发挥并不充分,习惯沿袭保守的采购管理理念和管理流程,工作重点表现在零部件采购、存储和运输等环节,缺少相较于完整的链条支持,部门协调配合程度不足,极大的影响到采购管理工作有效性。

⑤成本风险控制力度不足,制造企业采购管理中,对采购环节成本控制力度不足,部分企业并未制定合理的成本控制计划,过分关注降低运输成本和压价方面,一定程度上增加了支出成本较高。少数供应商为制造企业提供零部件时,忽视了企业实际需求来自行生产,或是对产品类型不了解,习惯手工制定计划,无法满足企业精细化生产管理需求。

2.2采购管理问题的原因

导致机械制造企业工程项目采购管理中问题出现的原因多样,大致可以从企业和采购管理人员两个角度着手分析。

一方面,国有企业内部的结构复杂,部门较多,伴随着政策变化随之调整,因此各部门协调配合难度较大,加之缺少长期专门从事采购管理工作的人员,一定程度上影响到采购管理工作有效性。目前国内采购管理专业还处于摸索发展阶段,专业人才匮乏,采购管理人员多是管理学专业,实际工作开展中依托于实践经验进行,缺少科学合理的人才培养方案。

另一方面,采购管理人员的工作积极性不高,存在懈怠心理,即便全方位审查供应商供货能力、供应商资质以及产品价格等内容,但由于忽视了市场发展行情,缺乏深入市场调查,一定程度上导致获取的数据信息不全面,采购方案存在不合乎实际的情况。采购管理人员除了要具备扎实的专业知识和能力,还要了解市场发展规律,跨学科的掌握公共关系、心理学以及行政管理等专业知识储备,难以更好的满足新时期采购管理需求。

3、机械制造企业工程项目采购管理要求

3.1基本要求

机械制造企业在工程项目采购管理中,应结合采购项目特性,确定基本要求。对于内燃机采购项目,由于采购成本高,对供应商的资质要求较高,所以要充分了解内燃机项目特殊性,选择规格型号、材料质量以及关键技术等方面符合设计要求的产品。

采购人员要充分了解内燃机的技术特点和质量要求,选择高资质企业选购产品。把握市场发展动态,结合工程项目采购技术需求,依托于行业交易特点和供应商特点,通过合理有效的采购管理工作来降低采购成本,切实提升采购管理效率和质量。坚持国家政策导向,分析政策对市场的不良影响,针对性开展采购管理工作。

需要注意的是,工程项目采购要明确具体产品规格型号、技术参数,在此基础上综合评估供应商供货后期、供货能力以及产品价格,对于内燃机采购成本较高的项目,重点考量设备性能和售后服务质量等情况。动态跟踪供应商服务情况,及时更新供应商信息,营造良性竞争格局,降低采购成本的同时,最大程度上提升采购产品质量。

3.2采购管理人员能力要求

对于采购管理人员而言,其能力有着明确的要求,采购管理人员能力素养高低,很大程度上影响着工程项目采购管理工作高效展开。具体包括:

①谈判能力。在产品采购过程中,变价、询价、新增的产品技术要求等内容,需要在谈判过程中双方认同、认可,因此采购管理人员要具备较强的谈判能力,实现上下游产业链协同发展。同时,整合供应商优势资源,与优质供应商建立长期合作关系,共同促进和发展。

②沟通能力。采购管理人员要明确产品技术需求,加强相关部门沟通和交流,优化工程项目采购合同审批流程,获得财务部门协作支持,清晰、准确的表达采购观点,积极协商沟通下来解决采购冲突,有序推进采购工作。

③学习能力。采购管理人员具体工作开展中涉及到大量信息,包含产品规格参数、性能资料、供应商以及价格数据等信息,信息交互中要做好数据信息的归纳整理,分类统计后提供有价值数据信息,为后续工程项目成本分析提供可靠的依据。

3.3设备采购方式

目前国有企机械制造类企业的设备采购方式多样,需要结合企业经营生产的实际需要,灵活选择设备,同时有效把控设备的采购成本。设备采购方式主要包括竞争性评判方式、比选方式和单一来源方式几种,具体如下:

①竞争性评判方式。采购部门结合企业采购设备需要,充分市场调查,收集相关信息来编制采购方案,供应商则递交应答文件,对供应商资质进行审核考量,与评分最高的供应商建立长期合作关系,签订合同。

②必选方式。采购部门通过收集工程项目数据信息,选择资质最佳的供应商建立合作关系,并综合考量项目价格、质量、技术以及售后服务等因素,选择一家高资质供应商建立合作关系。

③单一来源方式。此种方式是依据企业圣翰需要,提提供设备采购信息,以此为依据针对性购置设备。

4、国有机械制造企业工程项目采购管理限管措施

4.1遵循基本原则

工程项目采购管理,需要遵循相应原则,确保各环节工作规范有序进行。遵循四合适原则:①合适时间。依据项目进度适时采购,在合适时间完成合同审批、交付等工作;②合适数量。结合工程项目特点和进度等内容,多方考量确定最佳的采购方式;③合适价格。保证产品质量和性能前提下,尽可能降低产品价格,但并非是盲目追求过低的价格,而是立足于产品质量、项目需求、产品交付以及售后服务等内容针对性采购产品;④合适供货地,机械制造企业多在偏僻区域,应综合考量供货商和项目距离,降低运输成本费用,为企业提供优质的售后服务。

4.2优化项目采购流程

工程项目采购管理工作应该严格遵循采购流程进行,强化相关部门职能,对企业生产现场充分调查分析,了解机械制造项目特性和采购需求,了解相关采购流程和工艺,遵循标准化采购流程来精简不必要的环节,采购环节细化分解,实现采购工作自动化进行,稳步提升采购效率和效益。非标产品采购流程,加强技术确认、参数对比以及项目成本综合评估等环节,减少不必要的时间成本,满足企业采购需要。

对于采购设备要及时入库,建立专门库房用于存储采购产品,编制采购计划,依据发货单来实时监督检查采购项目情况,审核无误后签字验收,交由财务部门及时入账。核对后第一时间提交发货信息,数据信息精准、完整,这样才能进入道后续环节。销售出库管理,依据企业战略计划来办理出库手续,认真核对设备规格、型号与数量等信息,签字确认后出库,满足企业经营生产需要。

4.3加强项目时间管理

通常情况下,采购项目需要制定明确的交货时间,遵循流程如期验收项目,将成本控制在合理范围内。因此,工程项目采购中要明确关键节点,包括合同签订、沟通谈判、支付款项以及产品验收等。如果是多项目采购管理中,对于时间的控制要遵循科学性采购原则,切实提升采购计划合理性与准确性。

4.4加强采购项目全过程风险控制

机械制造企业采购项目环节诸多,高投入必然伴随着高风险,且风险类型多样,需要机械制造企业予以高度重视,结合项目特性持续增强项目风险管理力度。充分调查项目特性做好前期风险识别工作,包括市场风险、过错风险、设计方递延风险、政策风险等等,结合不同风险特性选择合理的措施针对性规避防控,编制科学合理的风险防控预案。

强化采购管理人员职能,具备扎实的专业知识和技能同时,了解工程项目招投标、合同、采购以及财务等相关法规知识,严格依据采购制度指导实际工作规范化、标准化开展,提升采购管理有效性,满足企业的经营生产需要。在高素质采购管理队伍支持下,检查采购设备到货情况,是否同订单存在偏差,包括颜色、数量、型号等信息,避免出现信息不符合实际情况;出库单填写中,如果发现数据信息不符情况第一时间上报,与供应商协商处理。

4.5建立信息化管理平台

信息技术作为当前时代背景下的一项前沿技术,在诸多行业领域应用取得了较为可观的成果,在加深信息技术优势认知理解下,充分契合机械制造企业实际情况建立可靠的信息化管理平台,收集和分析数据信息,辅助采购管理工作高效展开。

信息化管理平台建立专业性较强,明确采购工作要求建立数据库,整合与录入数据系信息,提供给供应商选择、采购谈判以及产品评估等工作开展,获取可靠数据信息。同时,发挥大数据技术优势从海量数据信息中挖掘有价值信息,拓宽应用领域,加深对市场环境认知和理解,支持工程项目采购管理工作有序展开落实。

5、结论

总而言之,国有机械制造企业采购所需产品或服务中,应强化采购管理力度,完善配套制度体系。整合资源积极引入现代化技术手段,了解企业经营生产情况和市场发展规律,在此基础上编制合理的采购方案,依据方案来选择高资质的供应商采购性价比较高的设备,在提升采购管理有效性同时,助力企业市场竞争和发展。

 

文章来源:采购网络课堂,作者:嘉华张超

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